Электронные документы прочно вошли в бизнес. Во многом этому способствовало развитие Интернет и сервисов электронной почты. Но управление документооборотом осталось на том же, «бумажном» уровне. А объективно, появилось ещё больше беспорядка.

Документы создаются на разных компьютерах, подчас в разных версиях программ, а то и разных программах. Их перемещение внутри организации и за её пределы также слабо контролируется. Чего только стоят документы, не для общего пользования, которые находятся в открытых сетевых папках. А сколько документов неправильно оформлено и передано клиентам или контрагентам? А как часто приходится искать нужный документ? Или создавать новый, вместо того, что использовать не найденный старый документ, в который достаточно было внести пару изменений? Таким образом, электронный документооборот не только не облегчил, но и усложнил работу руководителя.

Понятно, что нужна система электронного документооборота. Это позволит не только навести порядок, разграничить информацию между сотрудниками, но и значительно сократить затраты времени на поиск и создание документов.

В «Простой бизнес» реализованы все функции, которые сделают управление документооборотом простым и выгодным. От создания документов, до их хранения и контроля над перемещением.

К преимуществам системы можно отнести повышение эффективности работы компании, автоматизация бизнес-процессов, улучшение прозрачности и управляемости документации, получение актуальной информации, снижение риска утечки важной информации.

Но главным преимуществом системы электронного документооборота «Простой бизнес» является чёткая привязка документов к деятельности компании. Если документ (счёт, договор, рабочий файл или коммерческое предложение) относятся к конкретной задаче, то они там и находятся. Причём независимо от того, кто и где создавал документ.

Кроме этого, «Простой бизнес» предоставляет возможность коллективной работы над документами в он-лайн режиме.

В системе реализованы функции по управлению информационными ресурсами: создание документов, общий доступ с коллективной работой и разграничением прав, хранение и быстрый доступ, обеспечение надежности и безопасности хранения данных.

Электронный документооборот действительно может упростить управление проектами и повысить эффективность бизнеса, если использовать системный подход и «Простой бизнес».